SÜREÇ YÖNETİM SİSTEMİ
İş dünyası, çok boyutlu ve birbiriyle bağlantılı sistematik zorluklarla dolmuştur. Dolayısıyla kapsamlı bir işbölümüyle tanımlanmıştır. Araştırma sonuçlarında, hızla değişen iş dünyasının sürdürülebilir verimlilik ve başarısının en büyük düşmanının giderek karmaşıklaşan iş modelleri olduğu görülmektedir. Ürün ve hizmetler, kaynakların süreçlere sistematik dönüştürülmesiyle sağlanan, düzenli ve tekrarlanabilir iş modelleriyle sağlanabilir. Global rekabet koşullarında üretim ve hizmetlerin verimlilik artış hızını korumasında, organizasyonun iç ve dış aktörler arasındaki eşgüdümünün iyi tanımlanması, değişen koşullara uygun tutulması, belirli aralıklarla veya ihtiyaca göre etkin denetim ve iyileştirme işletmeler için hayati derecede önemlidir.
Düzgün işlemin doğru ilk adımı, ürün ve hizmet sunumuyla sonuçlanan sürecin şeffaflığıdır. Bu şeffaflık, çeşitli aktörler dahil iş sürecinin belgelenmesi, gerçekleşen faaliyetler, ilerleten olaylarla kararlar ve üretilen-tüketilen bilgiler belgelendirmeyle sağlanabilir. İş süreçlerinde işgücü bölümleme, bilgi sistemleri yardımıyla koordinasyon desteği gerektirir. İş süreçlerini açıkça destekleyen bilgi sistemleri, genellikle süreç bilinci sağlayan bilgi sistemleri diye adlandırılır. Ofis otomasyon sistemleri, iş akışı yönetim sistemleri ve son zamanlardaki iş süreci yönetim sistemleri sürecin biçimsel iş süreci modeli kabulüne dayalı süreç yürütmeyi destekler. İş süreci yönetimi (BPM), iş süreçleri etrafında tüm yönetim faaliyetleriyle ilgilenir. Eskiden iş süreçleri yönetim faaliyetleri, süreç analizcileri, süreç yöneticileri ve süreç mühendisleri tarafından, çalıştırılabilir süreç modelinden sistem konfigürasyonu hariç, neredeyse otomatik desteksiz, emek yoğun gerçekleştirilirdi. Sonrasında, iş süreci yönetim aşamalarında süreç paydaşlarına akıllı destek için teknikler geliştirilmiştir.
İş Süreçleri Yönetimi, bilgi teknolojisi ve yönetim bilimlerindeki bilgilerin bir araya geldiği, operasyonel iş süreçlerine uyarlandığı bir disiplindir. Bu disiplin üretkenliği önemli ölçüde arttırıp maliyetleri düşürmesi nedeniyle büyük ilgi görmüştür. Bu sistemler, operasyonel iş süreçlerini yürürlüğe koymak ve yönetmek için açık süreç tasarımlarıyla yönlendirilmektedir. BPM, operasyonel süreçleri yönetmek, denetlemek ve desteklemek için genellikle yazılımlarla ilişkilendirilir.
BPM, İş Akışı Yönetiminin (WFM) bir uzantısıdır. WFM teknolojisi, insan faktörleri ve yönetim desteği pek dikkate alınmadan iş süreçleri otomasyonunu çok mekanistik biçimde hedeflemiştir. Bilimsel iş akışları, astronomi, biyoinformatik, iklim bilimi vd. gibi geniş alanlarda karmaşık uygulamaların bileşeni için önemli ayırt edicidir. İş akışları hesaplama tabanlı çalışmalarda bilim adamlarının verimliliğini arttırır. Otomasyon, değişen uygulama gereksinimleri ve kaynak davranış adaptasyonu sağlar. İş akışları bilimsel topluluklar tarafından benimsendikçe karmaşıklaşıyor ve daha sofistike iş akış yönetim yetenekleri gerekiyor. İş akışı şimdi terabayt ölçekli veri kümelerini analiz edebilir, milyonda bir bireysel görev içerebilir ve veri akışları, dosyalar ve nesne depolarındaki verileri işleyebilir. Çeşitli iş akışı yönetim sistemleri (WMS) heterojen bilgisayar kaynakları üzerinde çeşitli iş akışları için geliştirilmiştir.
Türkiye’de de sektörlere yönelik iş akış çözüm otomasyonları kullanılmaktadır. Ancak, İş Akışı ile İş Süreçleri kavramı aynı algılanmaktadır. Süreç yönetimi denildiğinde bir yazılımdan iş akışı çözümünden ziyade, iş süreci bileşenleri Organizasyon, Süreç ve Teknoloji bütünü iyileştirmesi anlaşılmalıdır. Aslında İş Akışı yazılımı ile ERP yazılımı arasında fark yoktur. İkisi de süreç otomasyonu temellidir.
BPM ile WFM kavramları sektörde tam rayına oturmamakla birlikte özellikle Türkiye’de yayınlanan akademik yazılarda bu konu ele alınmamıştır.