ÇALIŞANLARINIZIN PERFORMANSLARININ VERİMLİLİĞİNİ NASIL ÖLÇERSİNİZ?
Çukurova Marka Patent Kalite Yönetim ve Danışmanlık firması olarak bugün sizlere bir firma sahibinin, çalışanlarının performansını nasıl ölçebileceğini, hangi methotları nasıl kullanması ve yorumlaması gerektiğinden bahsedeceğiz. Keyifli okumalar dileriz…
Öncelikle yazımıza birkaç kavramı açıklayarak başlayalım…
Performans değerlendirme, bir çalışanın potansiyelinin, yeteneklerinin, işteki davranışlarının ve işle ilgili tüm niteliklerinin diğer çalışanlarla karşılaştırılarak ölçümlenmesidir. Performans değerlendirme sistematik, adil, düzenli yapılması gereken bir işlemdir.
PERFORMANS DEĞERLENDİRMENİN TARİHİ
1900'lü yılların başına kadar çalışanlar için herhangi bir performans değerlendirmesi söz konusu değildi. Verimlilik ve çalışan memnuniyeti gibi kavramlar insanlık tarihinin bu dönemine kadar kullanılmıyordu.1920'de, diğer birçok insan kaynakları konusunda olduğu gibi, Elton Mayo çalışan memnuniyeti ile üretkenlik arasındaki ilişkiyi incelerken performans değerlendirmenin ilk adımlarını attı.Mayo'nun çalışmaları özellikle 1940'lı yıllarda yöneticilerin çalışanlar üzerindeki davranışlarını kökten etkiledi.
1950'li yıllara geldiğimizde ise ABD hükümeti performans değerlendirme sistemi uygulamaya başladı. Buna göre hükümet için çalışan memurlar, yaptıkları iyi işler karşılığında para veya terfi ile ödüllendirilmeye başladılar.
1960'yı yıllarda ise performans karşılığı para ödülü yavaş yavaş özel sektöre de yayılmaya başladı. 1970'te Aubrey Daniels'ın çalışmaları "performans yönetimi"ni literatüre soktu. 1980'li yıllarda ise performans yönetimi artık insan kaynaklarının vazgeçilmez bir parçasıydı. 2000'li yıllarda internetin bireysel kullanımının artışı ile birlikte performans yönetimi ve performans değerlendirme online araçlarla yapılmaya başlandı
TÜRKİYE’DE PERFORMANS DEĞERLENDİRME
Türkiye'de performans değerlendirme ve yönetimi dünya ile paralel şekilde ilerledi. Amerika'da gelişen bu kavram, Amerika'da olduğu gibi devlet kurumları aracılığı ile Türkiye'nin gündemine geldi.
Kaynaklar Türkiye'de ilk performans değerlendirme uygulamasının 1948 yılında o zaman bir devlet işletmesi olan Karabük Demir Çelik Fabrikalarında uygulandığını gösteriyor. Bu uygulama Sümerbank, Makine ve Kimya Endüstrisi ile Devlet Demir Yolları vb. bazı kamu kurumlarında yaygınlaşarak özel sektöre sıçramıştır.
PERFORMANS DEĞERLENDİRMENİN AMAÇLARI NELERDİR?
Performans değerlendirmeyi nasıl yapacağınız hangi performans yöntemini nasıl yapacağınıza göre değişmektedir, ancak yapılan araştırmalar performans yönetiminin amacını genel olarak üç başlıkta toplamıştır:
- Performans değerlendirmenin yönetsel amaçları: Burada ücretlendirme, yükselme, transfer, işten çıkarma vb. gibi yönetim karar süreçlerine bir ölçümleme yönteminin yardımcı olması amaçlanır.
- Geliştirmeye yönelik amaçlar: Kariyer planlaması, eğitim programları, danışmanlık, rehberlik gibi çalışanların gelişimine yönelik çalışmalar için yardımcı olabilecek bir yöntem olarak performans değerlendirmenin kullanılması amaçlanır.
- Araştırma amacı: Bu kapsamda iş tatmini, motivasyon düzeyinin belirlenmesi, hedeflerin saptanması, performans düzeyi üzerindeki etkenlerin ortaya çıkarılması, olumsuz olanların iyileştirilmesi amaçlanır.
Bu amaçlardan hangisini seçtiğiniz şirketinizde uygulayacağınız performans yönetimi stratejinizi belirler. Bu stratejiyi belirlerken ve bir yönetim metodu seçerken nelere dikkat edeceğinizi, ölçümlemenizi hangi şartlara göre yapacağınızı performans değerlendirme araçlarınız belirler. Bu ikisi birbirini besleyen iki unsurdur. Tabi ki performans değerlendirmenin amaçları sadece 3 madde ile sınırlandırılamaz. Performans değerlendirmenin maçlarına aşağıdaki maddeleri de ekleyebiliriz.
- Çalışanların motivasyonlarını artırmak
- Çalışanları kurumun gelişimine yönlendirecek şekilde geribildirim sağlamak
- Kariyer gelişimi için bilgi kaynağı oluşturmak
- Çalışanlarla yöneticiler arasında performans üzerine sistemli bir iletişim şekli oluşturmak
- Çalışanlara gelişim için yön gösterecek bilgi sağlamak, kendi kişisel yetenekleri ile ilgili farkındalık sağlamak
- Hem birey hem de kurum eğitim gelişim ihtiyaçlarını belirlemek
- Düşük performansı ve nedenlerini belirlemek
- Başarısız çalışanları zaman kaybetmeden belirlemek
- Çalışanlar için beklentileri netleştirmek
- Kurumda var olan insan kaynağının en etkin şekilde kullanılmasını sağlamak
- Ücret, ödüllendirme gibi sistemler için veri sağlamak
- Performansın artmasını sağlayacak yöntemleri saptamak
- Yöneticilerin de kendilerini değerlendirmelerini sağlamak
- Bir çalışanın verimli ya da verimsiz çalıştığını tespit edebilmek
- Çalışanların performanslarını doğru şekilde ölçümlemek
PERFORMANS DEĞERLENDİRME SİSTEMİNİN ÖZELLİKLERİ NELERDİR?
- Adil olmalıdır.
- Geliştirici olmalıdır.
- Geçerli ve güvenilir olmalıdır.
- Sistemli ve kapsamlı olmalıdır.
- Sürekli olmalıdır.
- Personelin katılımına imkan tanımalıdır.
PERFORMANS DEĞERLENDİRME SİSTEMİNİN FAYDALARI NELERDİR?
- Başarı değerlendirmesi personeli motive eder. Böylece daha etkili ve üretken olması için eksik yönlerini öğrenmesine ve bunları giderebilmesine olanak sağlar.
- Değerlendirme sonuçlarına dayalı olarak personelin başarısına paralel bir ücret ve ödül alması, görevde yükselmesi sağlanabilir.
- Personelin çalışmasının, yetişmesinin ve ilerlemesinin somut olarak verilerle ölçülebilmesinde yol gösterir.
- Eğitim ihtiyaçlarının ve bu ihtiyaçlarla ilgili esasların tespit edilmesini sağlar.
- Çalışanlar arasında sistemli mukayeselerin yapılabilmesini sağlar. Bu şirketteki adalet duygusunu pekiştirir.
- Yöneticilerin birlikte çalıştıkları kişileri daha iyi tanımalarına yardımcı olur, ast üst arasındaki etkileşim pekişir ve bu süreç aynı zamanda değerleyici ile değerlenen arasındaki güvenin artmasına yol açar.
- Başarı değerlendirmesi ile daha fazla sorumluluk içeren işler için gerekli personeli belirlemek ve kişiyi o iş için geleceğe yönelik hazırlamak mümkün olur.
PERFORMANS DEĞERLENDİRME SİSTEMİ KRİTERLERİ
Performans değerlendirmesi yapılabilmesi için aşağıdaki unsurların belirlenmesi gerekmektedir:
- Çalışmanın nitelikleri
- Çalışana verilen işten beklenenler
- Çalışanın kendi performans hedefleri
- Başarılı performans kriterleri
- Çalışanın davranışları, iş geçmişi, bilgisi, nitelikleri, hünerleri, aldığı eğitimler ve geçmişteki iş performansı
- Belirlenen performans gözlemleme dokümanları ve diğer ilgili veriler
- Çalışan tarafından oluşturulan ilgili raporlar.
Kriterlerin seçiminde göz önünde bulundurulması gereken noktalar şöyle sıralanabilir:
- Kriterler işin özelliğine ve sorumluluk düzeyine uygun olarak seçilmelidir.
- En azından işçi, büro elemanları ve yöneticiler için farklı kriterler kullanılmalıdır.
- Kriter seçiminde sadece iş verimi değil, aynı zamanda iş gören davranışları da göz önüne alınmalıdır.
- Kriterler açık ve anlaşılır olmalıdır.
- Kriter sayısı 10’u geçmemelidir.
PERFORMANS DEĞERLENDİRME YÖNTEMLERİ
Uygulanacak yöntem seçilirken işin niteliği, çalışan ve şirket profili, sonuçların kullanılacağı alan gibi parametreler göz önüne alınmalıdır. Bunun yanında yeterli bilgiye sahip değerlendiriciler tarafından seçenekler iyi analiz edilerek şirket için en doğru seçim yapılmalıdır. Aksi halde yanlış ve eksik uygulanan bir performans değerlendirme yarardan çok zarara sebep olacaktır.
Performans değerlendirme için kullanılan bazı temel yöntemler;
- Kişiler arası karşılaştırmalara dayalı
- Ortak performans standart ve kriterlerine dayalı
- Bireysel performans standartlarına dayalı
Bu ana başlıklara ait yöntemlerin başlıcalarını birlikte değerlendirelim.
Kişiler Arası Karşılaştırmalara Dayalı Yöntem
Bu tip değerlendirmelerde yöneticiler, çalışanın performansını bir ya da daha fazla çalışanın performansı ile karşılaştırır. Yapılan karşılaştırmalar sonucunda elde edilen sonuçlar ile bir sıralama yapılır. Uygulanması en kolay yöntemlerden birisidir. Fakat bir o kadar da subjektif hale gelmesi ve buna bağlı olarak yanlış sonuçlar doğurması açısından kullanım alanları sınırlı kalmaktadır. Bu yöntemlerin bazıları aşağıdaki gibidir.
1. Basit Sıralama Yöntemi
Bu yöntemde tüm çalışanlar rastgele sıralanır. Ardından yönetici tarafından bu listedeki çalışanlar için bir liste daha oluşturulur ve en iyi kabul edilen çalışan yeni listenin en başına, en kötü kabul edilen çalışan ise listenin en sonuna yazılır. Bu iki nokta arasına diğer tüm çalışanlar değer sıralarına göre yerleştirilir. Böylece tüm çalışanlar için bir değerlendirme elde edilir.
Bu yöntem basit olmakla birlikte, yüzeysel olması, çalışanlar arası farklılıkların yeteri kadar açık görülememesi ve sayısal olarak değerlendirmeye izin vermemesi açısından çok tercih edilen bir yöntem değildir.
2. İkili Karşılaştırma Yöntemi
Çalışanlar arası karşılaştırmaya dayalı bu yöntemde tüm çalışanlar yine bir listeye yazılır. Ardından her bir çalışan diğer tüm çalışanlar ile tek tek karşılaştırılarak başarısı diğer çalışana oranla daha yüksek olan çalışana herhangi bir işaret/sembol verilir. Tüm çalışanlar için bu işlem yapıldıktan sonra çalışanların aldığı işaretler toplanır ve elde edilen değer sonucunda en yüksekten en düşüğe doğru sıralanarak bir değerlendirme yapılmış olur.
İkili karşılaştırma, çalışan sayısının fazla olduğu yapılarda uygulanması çok fazla zaman almakta ve çalışanların arasındaki başarı kriterlerinin farklılık göstereceğini göz ardı etmektedir.Bu açıdan çok uygulanabilir bir yöntem değildir.
Ortak Performans Kriter ve Standartlarına Dayalı Yöntem
Bu yöntem, her çalışanın kendi performansını bir diğer çalışandan bağımsız, kendi öz nitelikleri ve iş tanımı kapsamında değerlendiren bir yöntemdir. Ayrıca çalışanlar arası karşılaştırmaya dayalı yöntemlerden farklı olarak, değerlendirme kriterlerinin birden fazla ve her çalışan için aynı geçerlilikte olması da bu yöntemin temel niteliklerinin başında gelmektedir. Bu yaklaşıma dayalı bazı yöntemleri beraber inceleyelim.
1. Grafik Derecelendirme Ölçekleri
Grafik dereceleme ölçekleri yöntemi, performans değerlendirme alanında kullanılan en eski yöntemlerden biridir. Özellikle 360 derece performans değerlendirme uygulayamayacak şirketler tarafından sık kullanılan bir yöntemdir. Bu yöntemde çalışanların işiyle ya da kişilikleriyle alakalı sağlamaları beklenen kriterler belirlenir. Bu kriterlerin ne ölçüde sağlandığı “yeterli”, “yetersiz” ve “çok iyi” olmak üzere farklı değerlere karşılık gelen rakamlar ile değerlendirilir. Bu yöntem sayısal sonuçlar verebilmesi ve değerlendirmeyi yapan kişilerin birçok farklı açıdan değerlendirme yapabilmesi açısından kullanışlı bir yöntemdir.
2. Davranışa Dayalı Değerlendirme Ölçekleri
Bu yöntem grafik derecelendirme ölçekleri yöntemine kıyasla, sağlanması beklenen kriterlerden ziyade çalışanın iş ile alakalı davranışları baz alınarak uygulanmaktadır. Bu yöntemde çalışanların kendilerinden beklenen davranışları ne ölçüde karşılayabildikleri hesaplanır. Belirlenen temel görevler ve sorumluluklar çerçevesinde çalışanların gösterebileceği davranış şekilleri belirlenerek birer harf ya da rakam ile değerlenir. Çalışanın her konuyla ilgili davranışlarına karşılık gelen değerler “mükemmel”den ”çok kötü”ye kadar sıralanır.
Bu yöntem de her iş/davranış için ayrı ayrı skalalar geliştirilmesi gerektirmesi sebebiyle zaman ve maliyet açısından çok uygulanabilir değildir.
3. Davranışsal Gözlem Ölçekleri
Bu yöntem çalışan davranışlarındaki olumsuz ve yetersiz yönleri tespit etme ve ortadan kaldırma esasına dayanan bir yöntemdir. Beklenen değil, gösterilen davranışlar belli bir puanlama ile değerlendirilir.
4. Kritik Olaylar Yöntemi
Bu yöntemde değerlendirmeyi yapan yönetici, çalışanı görev başındayken gözlemleyerek onun başarılı ve başarısız olduğu yönleri belirler. Çalışanın kişisel özelliklerinden ziyade, doğrudan işe yönelik yetkinlik ve yeterliliğinin değerlendirildiği bu yöntem, iş sırasında çalışanın kendini baskı altında hissetmesi ve yönetici tarafından her an her hareketinin kayıt altına alınmasının yarattığı rahatsızlık açısından sakıncalı bir yöntemdir.
5. Ağırlıklı Kontrol Listesi
Bu değerlendirme yönteminde, işe yönelik davranış biçimlerini tanımlayan cümleler oluşturulur. Olumlu ve olumsuz birçok davranış biçimine yönelik oluşturulan bu cümlelere 1-10 arası puan verilir.
Davranışlara karşılık gelen yargılar oluşturulurken bazı noktalara çok dikkat edilmelidir:
- Her yargı sadece tek bir davranışı ifade etmelidir
- Anlaşılır ve açık bir dil kullanılmalıdır
- Düşünceler açıkça ifade edilmelidir
- Belirsizlik ve öznellik içeren ifadeler kullanılmamalıdır
Değerlendiren kişi puanlardan habersiz, çalışanın gösterdiğini düşündüğü davranış şekillerini işaretler. Bu sayede çalışana dair hem bir davranışsal çerçeve oluşturulmuş, hem de rakamsal bir değer verilmiş olur
Genelde doğru sonuçlar veren ve uygulanabilir olan bu yöntem, hazırlanması bakımından zor ve zahmetlidir.
6. Amaçlara göre yönetim
Amaçlara göre yönetim çalışan ve yöneticilerin amaç ve hedeflerini birlikte belirlediği bir yöntemdir. Belirlenen hedefler için planlanan süre sonunda hedeflerin ne derece gerçekleştirildiği, başarı ve başarısızlık değerlendirmeleri yönetici ve çalışanların bir araya gelmesiyle yapılır.
Bu yöntem her çalışanın kendi hedef ve amaçlarını doğru şekilde belirlemesine izin verdiğinden, her çalışan için daha doğru bir değerlendirme yapılmasına olanak sağlar.
Bu değerlendirme yöntemi kullanılırken izlenmesi gereken adımlar genel hatlarıyla şu şekilde olmalıdır:
- Yönetici değerlendirme periyodu için amaç ve hedef önerilerinde bulunur
- Çalışan ve yönetici bu hedef ve amaçları tartışarak netleştirir, netleşen sonuçlar yazılı olarak kayıt altına alınır
- Amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesi için bir plan hazırlanır
- Yönetici bu süreçte çalışanı hedefe ulaşması açısından teşvik eder, mevcut planın yanında motivasyonu yüksek tutmaya özen gösterir
- Süreç sonunda çalışan ve yönetici sonuçları değerlendirir
- Süreçler tekrar edilir
7. 360 Derece Performans Değerlendirme
Performans değerlendirme yöntemleri arasında en çok kullanılan, özellikle son yıllarda performans kavramının çalışma hayatında kendine daha çok yer bulmasıyla adını sıkça duymaya başladığımız 360 Derece performans değerlendirme yönteminde, çalışanın davranışları ve davranışlarının etkileri, çalışanın astı, üstü, eş değeri, müşteri ve tedarikçilerinin katılımıyla değerlendirilir.
Bu değerlendirme yönteminde amaç, çalışanın yeterli ve yetersiz olduğu tüm yönlerinin birbirinden farklı konum ve pozisyonda olan katılımcılar tarafından, nesnel olarak belirlenmesi ve çalışana bu doğrultuda destek verilerek gelişmesinin sağlanmasıdır.
360 Derece performans değerlendirme yönteminde esas olarak çalışanların liderlik, kendini geliştirme becerisi, iletişim, görev yönetimi, astlarına katkı sağlayabilme, sonuç odaklılık gibi temel konulardaki yeterliliği ölçülür.
Belli yetkinlik başlıkları altında oluşturulan sorular/ifadeler, belirlenen katılımcılar tarafından cevaplanır. Tüm katılımcıların değerlendirmeyi tamamlamasının ardından sonuçların analiz edilmesiyle kapsamlı bir performans değerlendirme elde edilmiş olur.
Bu yöntemde çalışan davranışları, birçok farklı türden katılımcının değerlendirmesi ile ölçümlendiği için sonuçlar daha doğru ve objektif olmaktadır. Ayrıca değerlendiriciler arasında kendisi de yer aldığı için, söz söyleme hakkına ve öz eleştiri yapma imkanına sahip olmuş olur. Bu sayede çalışan performans değerlendirme sürecinde edilgen değil etkin bir rol oynayarak olması gerektiği gibi sürecin öznesi haline gelir. Bu yöntem, hazırlık aşamasında doğru araçların kullanılmamasına bağlı olarak zaman ve maliyet açısından külfetli olabileceği gibi, dijital ortamda uygulandığı zaman oldukça kullanışlı ve düşük maliyetli bir yöntemdir.
PERFORMANS DEĞERLENDİRME SİSTEMİNDE YANIT ALMANIZ GEREKEN SORULAR
- Hangi pozisyon için hangi kriterlerde değerlendirme yapılacak?
- Kim kimi değerlendirecek?
- Hangi süreler/aralıklar ile değerlendirme yapılacak?
- Değerlendirme sonucunda yüksek performanslı çalışanların ödüllendirilmesi veya düşük performanslı çalışanların durumu ile ilgili neler yapılacak?
- Puanlama sistemi nasıl olacak?
- Bu kriterlerin toplam performans notundaki ağırlıkları nasıl olmalı?
- Yetkinliklerin yanı sıra hedef bazlı performans sistemini nasıl kurgulamalıyız?
- Hangi pozisyonlara hangi rakamsal hedefleri tanımlayabiliriz? Bu hedeflerin gerçekleşme verilerini takip edebilecek sistemimiz var mı?
- Performans değerlendirme sistemi tüm çalışanlara nasıl duyurulacak?
- Yöneticiler performans değerlendirme ve performans görüşmesi yapma konusunda yetkin mi? Değil de nasıl yetkin hale getireceğiz?
Tüm bu sorulara yanıt ararken yöneticiler hatta çalışanlarında dahil olduğu bir çalışma yapılması sistemi kabul etmeleri ve içselleştirmeleri açısından faydalı olacaktır.
Çukurova Marka Patent Kalite Yönetim ve Danışmanlık firması olarak bugün sizler için hazırladığımız yazımızın sonlarına doğru bu performans değerlendirme sürecini şu şekilde özetleyebiliriz:
-İlk olarak ölçülebilir başarı standartları belirlenir ve planlar yapılır.
-Performans izlenir.
-Personelle iletişimde kalınır.
-Hedeflerle performanslar karşılaştırılır, değerlendirme ve ardından çalışana geribildirim yapılır.
-Değerlendirme sonucunda terfi, prim, transfer, eğitim gibi ödül sistemleri yürürlüğe konur.
Eğer sizlerde çalışanlarınızın verimini düşüren o sorunu bulmak, personellerinizin motivasyonunu yükseltmek yada onların bireysel performanslarını hem onlara hem de şirketinizin yöneticilere göstermek ve bunu iyileştirmek adına çalışmak istiyorsanız , Çukurova Marka Patent Kalite Yönetim ve Danışmanlık firması olarak sunduğumuz profesyonel danışmanlık hizmetleri başta olmak üzere diğer birçok hizmetimizden faydalanmak isterseniz, 9500 ‘ü aşan müşteri portföyümüze sizi de eklemek bizi çok memnun edecektir. Türkiye’nin her yerinden bize, telefon mail yada web sitemiz üzerinden ulaşabilirsiniz. Hem çalışanlarınızı hem de şirketinizi geliştirip, veriminizi maksimize edecek tasarıları sizlerin beğenisine sunmaktan memnuniyet duyarız…
YAREN GÜNDOĞDU
ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ
3.SINIF ENDÜSTRİ MÜHENDİSLİĞİ ÖĞRENCİSİ