Çukurova Marka Patent Kalite Yönetim ve Danışmanlık firması olarak bugün sizler için hazırladığımız yazımızda; günümüzde birçok işletmenin henüz çözemediği ve önemli sıkıntılarını içeren insan kaynakları işlevlerinden, iş gücü planlamasının yapılması, uygun personelin işe alınması, gerekli eğitimlerin belirlenmesi ve verilmesi, performans değerlendirilmesi, personelin alacağı ücretin adil biçimde belirlenmesi gibi konuların çözülmesi için yapılan işle ilgili bilgi sahibi olmanın ne kadar önemli olduğunu anlatan bilgiler vermek istedik. Öğretici ve akılda kalıcı olmasını dileriz. Keyifli okumalar...

İŞ ANALİZİ NEDİR?

   İş analizi, bir iş pozisyonu için belirlenen görevlerin ve sorumlulukların daha verimli bir şekilde yapılabilmesi için ne gibi bilgilere ve yeteneklere ihtiyaç duyulduğunu, işin nasıl bir ortamda yapılacağını araştıran ve ortaya koyan tekniktir. Bu analizler sayesinde iş tanımı en doğru şekilde yapılır ve bu işe en uygun personelin seçimi daha kolay bir şekilde belirlenir. İş analiziyle işe ait performans kriterlerinin ve iş boyutlarının oluşturulması mümkün olmaktadır.

İŞ ANALİSTİ KİMDİR?

İş analizi teknik bir konu olmasından dolayı, iş analizini yapan kişilerin, belli bir bilgi birikimine ve iş deneyimine sahip olması gerekir. İş analizi yapan kişilere iş analisti denir.İş analisti, bir işi yapmakta olan personelden ve onların amirlerinden gözlem, mülakat, anket gibi yollarla edindiği bilgileri kendi uzmanlık bilgileriyle birleştirerek iş analizi yapar.İş analizinde işi yapan personel değil, sadece iş analiz edilmelidir. İş analisti, işi kimin yaptığına ve nasıl yapması gerektiğine karışamaz. O sadece, işin nasıl yapıldığını dikkate alır.

Bir iş analistinin, görevini en doğru şekilde yapabilmesi için öncelikle çok iyi bir gözlemci olması, matematiksel düşünce yapısına hakim olması ve tüm bu süreç boyunca objektif yani tarafsız olması çok önemlidir.

İŞ ANALİZLERİ NASIL YAPILIR?

İş analizi, fiilen çalışan işçilerin iş başındaki çalışma davranışlarının objektif olarak ölçümüne dayalı olarak yapılmalıdır. Analistler işle ilgili bilgileri, mülakat veya anket yöntemleri kullanarak işi yapan işçinin kendisinden veya amirinden sağlayabilir veya gözlem yaparak elde edebilirler.

İş analizi sürecinde işlere ilişkin veriler, genel olarak işlerin içerdiği görevlerin nasıl yapıldığına, kullanılan araç, ge reç, malzeme ve teçhizatına, işin içerdiği tehlikelere, gerektirdiği yetenek ve öğrenim düzeyine, işin fiziksel ve sosyal çevre koşullarına ilişkin bilgiler yer alır.

Bir işletmede birbirinden farklı her işin analizinin yapılması gerekir. Aynı işi yapan birden çok kişi olması halinde de sadece bir kişinin yaptığı işin incelenmesi yeterlidir.

İş analizi bilgileri elde edildikten sonra iş tanımları ve iş gerekleri haline getirilir. Herhangi bir gereklilik durumunda arşivde eski analizler incelenir, gerekli güncellemeler yapılır ve tekrar arşive konulur.

Peki bu analizleri yaparken ne gibi yöntemler kullanılabilir dersiniz? Gelin biraz bu yöntemlerden en çok kullanılanlarına değinelim...

1. GÖZLEM: Bu yöntemde iş analisti, işi yapan kişiyi müdahale etmeden izler ve gözlemlerini kaydeder.
2. MÜLAKAT: Bu yöntem analist ve personelin yüz yüze yaptığı sözel iletişimi baz alan bir yöntemdir. Yöneltilecek soruların bir kısmı uzmanlar tarafından belirlenmiş olup bir kısmı analist tarafından o an birden seçilebilir, görüşme sonunda yine analist gerekli notlarını almış ve bu iş-personel personel uyumunu maksimize edecek analizleri yapmak için çalışmaya başlar.
3. ANKET: Yapılan anketlerdeki sorular daha önceden belirlenmiş olup,bu yöntemde sadece personelin söz hakkı vardır. Sorulara sadece ilgili personeller yanıt verir ve bu anketler daha sonra iş analizlerinde değerlendirilmek üzere incelenmek amacıyla toplanır.

İŞ ANALİZİNDEN ELDE EDİLEN BİLGİLER NELERDİR VE NERELERDE KULLANILIR?

   Alanında bir uzman ve aynı zamanda bir miktar maaliyet gerektiren iş analizler şirketler için çok önemlidir. Çünkü bir miktar para ve zaman kaybına neden olsa da iş analizlerinin sonuçları uzun vadede firmaya büyük faydalar sağlar. Şimdi bu analizlerden elde edilen bilgilerin neler olabileceğine ve analizlerin sonuçlarının en çok nerelerde kullanıldığına değinelim...

İş analizi sonucunda elde edilen veriler genellikle şu sorulara yanıt olacak türden verilerdir:

• Personel ne yapıyor?
• Personel işi nasıl yapıyor?(yöntem ve teknikler)
• Personelin kullandığı makineler, aletler, donanım, vb. şeyler nelerdir?
• Personel yaptığı bu iş sonrasında hangi çıktıları sağlıyor? (ürün, hizmet)
• Personelin kendisinden yapması beklenen bu işi normal bir düzeyde yerine getirebilmesi için ne tür yetenek, bilgi ve tecrübeye sahip olması gerekiyor? (Personelin yaptığı işin gerekleri nelerdir?)
• İş hangi koşullarda yapılıyor? (İşin yapıldığı ortamın ve çevrenin faktörleri)
• Bu işin en verimli şekilde yapılması için ,personelin ne gibi yetkinliklere sahip olması gerekir?
• Bu işin daha iyi yapılması için personelin ne gibi eğitimlere ihtiyacı vardır?

Şimdi elde edilen verilerin işletmelerde genellikle ne gibi yerlerde kullanıldıklarına değinelim...

• Personel seçimi ve iş gücü planlaması: İş analizi bilgileri, boşalan veya yeni görevlerde çalıştırılmak üzere işletme içinden veya dışından personel almak için bilinmesi gerekli olan iş gücü niteliklerini ortaya koyar. (Bilgi, eğitim, kişilik özellikleri, deneyim vb.)
• Performans değerleme ev ücret yönetimi: İş analizleri, çalışanların işlerini ne derece başarıyla yerine getirdiklerinin belirlenmesi ve personele yaptığı işin karşılığını adil biçimde verecek bir ücret sistemi geliştirilmesine yönelik çabalara işlerin birbirine göre olan önem derecelerini, gerektirdikleri personel niteliklerini ortaya koyarak katkıda bulunur.    
• Belirsizlikten kaynaklanan sorunların azaltılması: İş analizi bilgileri, personelin işine ilişkin olarak kendisinin ve işletmedeki diğer çalışanların yaşadıkları belirsizlikleri azaltır. İş analizi bilgileri hangi görevlerin hangi işi yerine getirenin sorumluluğunda olduğunu kesin olarak ortaya koyar. İş tanımları ve çalışma formları ile personelden beklentiler netleşir.
• İş ve araç gereç dizaynı: Örneğin muhasebe personelinin dosya dolabının uzak olması sebebiyle çok defa kalkıp dolaba gidiyorsa bu iş analizi ile saptanabilir. Böylece zaman, kalite ve maliyette avantajlar elde edilerek iş analizi bilgileri,  işin basitleştirilmesi veya geliştirilmesi şeklinde değişikliklere gidilmesi gereğini ortaya koyabilir.
• Personel eğitimi: İş analizi, eğitim programları düzenlenirken ihtiyaç duyulan, işin ne tür ve hangi düzeyde bilgi gerektirdiği konularda ön bilgi sağlar.
• Organizasyon şemasının oluşturulması: İş analizi bilgileri, şirket için organizasyon şemaları oluşturulurken alınan kararlar için temel teşkil eder.
• Şirket içi tüm yönetsel,teknik ve büro işlerinde...

İŞ ANALİZLERİ NEDEN ÖNEMLİDİR?

Yazımızda genel olarak iş analizlerinin firmalar için ne anlama geldiğinden ve nasıl, kimler tarafından uygulandığından bahsettik. Bu kısımda ise tüm yazdıklarımızın özetleyecek bir kısım olan iş analizlerinin neden bu kadar önemli olduğuna değineceğiz.

İş analizi; insan kaynakları yönetiminin tüm fonksiyonlarının temelinde yer alan bir çalışmadır. Personel seçimi, iş ve performans değerlemesi, eğitim ve geliştirme gibi birçok süreçte iş analizlerinden elde edilen verilerden faydalanılmaktadır. Bu sebeple iş analizleri tüm şirketler için oldukça önemli ve gereklidir. İş analizinden elde edilen veriler, görev tanımlarına dönüşmekte ve bu tanımlanan görevler yazımızın içeriğinde daha önce sıraladığımız birçok insan kaynakları fonksiyonunun temelini oluşturmaktadır. Personel seçimi sırasında, işinizi doğru analiz etmiş olmanız aradığınız kişinin nitelik ve niceliklerini çok iyi bilmenizi sağlar. Ücretlendirme bize daha objektif bilgiler sunarken, eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesinde, personel çıkarmada, kariyer planı geliştirmede vb bütün fonksiyonlarda temel kaynak olarak kullanmamıza olanak sağlar.

Çukurova Marka Patent Kalite Yönetim ve Danışmanlık firması olarak bugün ki yazımızda sizlere şirketinizi iyileştirmek, maksimum verime ulaşmak için çok önemli bir basamak olan iş analizleri hakkında bilgi vermeye çalıştık. Eğer sizlerde personellerinizden en optimum iş gücünü almak ve şirketinizin stratejik anlamda daha kuvvetli bir alt yapıya sahip olmasını istiyorsanız iş analizlerine önem vermeli ve en az bu analizler kadar önemli olan diğer birçok iş hayatı prosesini sizler için yönetecek ve kontrolünü sağlayacak alanında uzman danışmanlık firmaları ile çalışmalısınız. Biz Çukurova Marka Patent Kalite Yönetim ve Danışmanlık firması olarak tam 13 yıldır bu işi severek yapmakla beraber, kendimizi ve sizi en iyi hale getirecek sistem analizlerini yapmak için var gücümüzle çalışmaktayız. Bize ister telefonlarımız ile isterseniz e mail ile dilerseniz de ofislerimizi ziyaret ederek ulaşabilir, sizlere sunduğumuz onlarca hizmet hakkında bilgi sahibi olabilir ve danışmanlık desteği alabilirsiniz. Günden güne genişleyen, 9500’ü aşan müşteri portföyümüze sizleri de eklemekten büyük memnuniyet duyarız.

YAREN GÜNDOĞDU

ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ

3.SINIF ENDÜSTRİ MÜHENDİSLİĞİ ÖĞRENCİSİ